1. Objeto
La presente Politica de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos para la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, supresion y, en general, tratamiento de datos personales por parte de Vestap, en desarrollo de la prestacion de su plataforma tecnologica para administracion de conjuntos residenciales.
2. Marco normativo aplicable
Vestap tratara datos personales de conformidad con la normativa colombiana vigente en materia de habeas data y proteccion de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demas normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
3. Definiciones relevantes
- Dato personal: cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operacion sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
- Responsable del tratamiento: persona natural o juridica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza tratamiento por cuenta del responsable.
4. Responsable y canales de atencion
Vestap, como responsable del tratamiento en los escenarios que corresponda y/o encargado frente a datos gestionados por conjuntos clientes, dispone del siguiente canal para consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con datos personales:
- Correo: soporte@vestap.net
5. Datos personales que podemos tratar
Dependiendo del rol y del uso de la plataforma, Vestap puede tratar, entre otros:
- Datos de identificacion y contacto: nombre, documento, correo, telefono.
- Datos de relacion con la copropiedad: apartamento, bloque, rol (administrador, residente, propietario, vigilante, proveedor, visitante).
- Datos operativos y transaccionales: registros de acceso, solicitudes, reportes, novedades, interacciones dentro de modulos.
- Datos financieros y de facturacion asociados al servicio contratado.
- Datos tecnicos: direccion IP, logs, trazas de auditoria y metadatos de uso para seguridad y soporte.
- Datos de voz y contenido de reuniones: cuando la copropiedad activa la funcionalidad de acta asistida, la grabacion de audio de la asamblea o de la reunion del consejo, su transcripcion escrita, la identificacion de los intervinientes que pueda desprenderse de ella y el borrador de acta que se deriva de ambas.
La grabacion de reuniones no esta activa por defecto: requiere que la copropiedad la habilite y que, en cada reunion, se lea a los asistentes el aviso de grabacion descrito en la seccion 10.
Vestap no recolecta datos personales innecesarios frente a las finalidades informadas.
6. Finalidades del tratamiento
Vestap tratara datos personales para las siguientes finalidades legitimas:
- Prestar, operar, mantener y mejorar la plataforma.
- Gestionar el registro, autenticacion y administracion de cuentas.
- Atender solicitudes, soporte y comunicaciones operativas.
- Gestionar cobros, facturacion, renovaciones y control de mora.
- Garantizar seguridad, auditoria, trazabilidad y prevencion de fraude.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
- Gestionar integraciones tecnicas indispensables para el servicio.
- Elaborar el borrador del acta de asambleas y reuniones de consejo a partir de la grabacion de la reunion, cuando la copropiedad haya activado esa funcionalidad. El borrador es siempre revisado, corregido y firmado por el presidente y el secretario de la reunion: ningun sistema automatizado aprueba ni certifica un acta.
Vestap no comparte datos personales con terceros para fines comerciales propios no autorizados. Vestap no utiliza los datos personales tratados por cuenta de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
7. Principios aplicables
Vestap aplicara en el tratamiento de datos personales, como minimo, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulacion restringida, seguridad y confidencialidad.
8. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorizacion otorgada cuando sea procedente.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas, peticiones, quejas y reclamos.
- Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato cuando sea procedente.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
9. Deberes de Vestap
Vestap, en calidad de responsable y/o encargado segun corresponda, se compromete a:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar la informacion bajo condiciones de seguridad razonables.
- Actualizar la informacion cuando sea necesario y procedente.
- Tramitar oportunamente consultas y reclamos.
- Exigir a encargados o proveedores externos el cumplimiento de estandares de proteccion de datos cuando intervengan en el tratamiento.
10. Transferencia y transmision a terceros
Para la prestacion del servicio, Vestap se apoya en proveedores de tecnologia e infraestructura que actuan como encargados del tratamiento. En todos los casos:
- Solo se comparte la informacion necesaria para la finalidad tecnica correspondiente.
- Se implementan medidas contractuales y operativas de proteccion razonables.
- El proveedor trata los datos unicamente siguiendo las instrucciones de Vestap y no para finalidades propias.
- Vestap no sera responsable por fallas propias de los terceros cuando excedan su control razonable.
10.1 Encargados del tratamiento
| Proveedor | Pais de tratamiento | Datos que recibe | Para que |
|---|---|---|---|
| Supabase | Estados Unidos | Datos de la plataforma | Base de datos, autenticacion y almacenamiento |
| Amazon Web Services (AWS) | Estados Unidos | Datos de la plataforma | Computo, correo y notificaciones |
| Pasarelas de pago | Colombia / Estados Unidos | Datos de facturacion | Recaudo y conciliacion |
| AssemblyAI, Inc. | Estados Unidos | Audio de la reunion grabada | Transcripcion automatica del audio a texto |
10.2 Transferencia internacional
El tratamiento descrito en las dos ultimas filas implica una transferencia internacional de datos personales hacia paises que la Superintendencia de Industria y Comercio no ha declarado como de nivel adecuado de proteccion. Se informa expresamente que:
- El audio de la reunion —que contiene la voz de los asistentes y el contenido de sus intervenciones— se transmite a AssemblyAI, Inc. (Estados Unidos) con la unica finalidad de convertirlo en texto.
- La transcripcion escrita resultante se transmite a IA con la unica finalidad de redactar el borrador del acta. El audio no se envia a DeepSeek.
- Ninguno de los dos proveedores recibe datos financieros, credenciales, ni la base de datos de residentes.
- Ambos se contratan bajo condiciones que excluyen el uso de la informacion para finalidades propias del proveedor, incluido el entrenamiento de sus modelos, y que obligan a su supresion una vez cumplida la finalidad.
Fundamento de legitimidad. Conforme al articulo 26, literal a) de la Ley 1581 de 2012, la transferencia se ampara en la autorizacion previa, expresa e informada del titular. Por eso, antes de iniciar cualquier grabacion, se lee en voz alta a los asistentes un aviso que informa que la reunion sera grabada, que la grabacion y su transcripcion seran tratadas por proveedores ubicados fuera de Colombia, cual es la finalidad, y que el acta la revisan y firman personas. De cada reunion se conserva la constancia de que el aviso se leyo, quien lo declaro y la version exacta del texto que se anuncio.
Quien no desee ser grabado puede manifestarlo antes del inicio de la reunion; la copropiedad puede levantar el acta por el metodo tradicional, que sigue disponible y nunca deja de estarlo: la funcionalidad de acta asistida es una via adicional, no un requisito para sesionar.
10.3 Aceptacion del administrador al momento de usar la funcionalidad
La autorizacion del titular descrita en 10.2 cubre el dato de voz de quien habla en la reunion. De forma independiente, el administrador de la copropiedad que activa la funcionalidad —como responsable de la decision de usarla para su conjunto— debe aceptar expresamente, cada vez que inicia una grabacion, que Vestap se apoya en AssemblyAI, Inc. y en DeepSeek segun lo descrito en 10.1 y 10.2.
Esta aceptacion se presenta y se registra en el mismo aviso de grabacion de la plataforma, de forma separada a la declaracion sobre el aviso a los asistentes, y queda asociada a la version del texto vigente en el momento de la aceptacion. Mientras se formalizan los acuerdos de encargo del tratamiento firmados con ambos proveedores, esta aceptacion del administrador —sumada a las condiciones contractuales ya descritas en 10.2— es el mecanismo mediante el cual la copropiedad asume el uso de estos encargados para su reunion. No sustituye la autorizacion del titular de 10.2; ambas son necesarias y ninguna reemplaza a la otra.
11. Seguridad de la informacion
Vestap adopta medidas tecnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, perdida, alteracion, uso indebido o destruccion.
No obstante, ningun sistema es absolutamente invulnerable, por lo que Vestap no garantiza seguridad absoluta.
12. Conservacion y supresion
Vestap conservara los datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, obligaciones contractuales y deberes legales.
En caso de terminacion del contrato del cliente:
- Se conservaran los datos por un plazo de hasta dos (2) meses para posible reactivacion del servicio por solicitud del cliente.
- Finalizado dicho plazo, se procedera a su supresion o anonimización, salvo deber legal de conservacion.
12.1 Grabaciones de reuniones
Por tratarse del dato mas sensible que trata la plataforma, el audio de las reuniones tiene un plazo de conservacion propio y mas corto que el resto:
- El audio se elimina de forma automatica noventa (90) dias despues de la firma del acta correspondiente. Si el acta nunca llega a firmarse, el audio se elimina igualmente al cumplirse el plazo de conservacion configurado por la copropiedad, contado desde la grabacion.
- La transcripcion y el acta aprobada se conservan mientras la copropiedad deba conservar sus actas conforme a la ley y a su reglamento: son el respaldo probatorio de lo decidido y su supresion dejaria al acta sin soporte.
- La eliminacion del audio es definitiva y no requiere solicitud del titular. La copropiedad puede ademas ordenar su borrado anticipado en cualquier momento.
13. Procedimiento para consultas y reclamos
13.1 Consultas
El titular o su causahabiente podra formular consultas por el canal de contacto indicado. Vestap respondera dentro de los terminos legales aplicables.
13.2 Reclamos
Cuando el titular considere que la informacion debe ser corregida, actualizada, suprimida o exista presunto incumplimiento, podra presentar reclamo por escrito con identificacion suficiente y descripcion de los hechos.
Vestap tramitara y respondera el reclamo dentro de los terminos legales vigentes.
14. Datos de menores de edad
La plataforma esta dirigida a mayores de edad. Vestap no promueve el registro directo de menores de edad como titulares de cuenta.
Si se identifica tratamiento accidental de datos de menores sin autorizacion valida, Vestap adoptara medidas para su bloqueo, revision y eventual supresion conforme a la normativa aplicable.
15. Vigencia y modificaciones
La presente Politica rige a partir de la fecha indicada y podra ser modificada por Vestap por razones legales, tecnicas, de seguridad o de mejora del servicio.
Las modificaciones se informaran por canales razonables y su version vigente estara disponible para consulta.
16. Contacto
- Responsable: Vestap
- Correo: soporte@vestap.net
- NIT: 902063869-5
Este documento es un borrador robusto de referencia para cumplimiento de proteccion de datos. Se recomienda revision final por asesoria legal especializada en Colombia antes de su publicacion definitiva.